Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

Información del Responsable del Tratamiento

Razón Social

Yeira Navarro

Marca

ZenGoFlow

Domicilio

Bogotá, Colombia

Representante Legal

Yeira Navarro

Oficial de Privacidad

Yeira Navarro

Correo Electrónico

[email protected]

Sitio Web

www.zengoflow.com

Privacidad en la aplicación ZenGoFlow

Datos de cuenta

Recopilamos tu nombre y tu correo electrónico para crear tu cuenta e iniciar sesión mediante un código de un solo uso (OTP) enviado a tu correo. No usamos contraseñas.

Contenido de tareas y notas de voz

Guardamos las tareas, notas, proyectos y notas de voz que capturas para prestarte el servicio. Ese contenido es tuyo; lo tratamos únicamente para operar la aplicación y nunca lo vendemos.

Procesamiento con Inteligencia Artificial

Cuando usas funciones de IA (clasificar, estimar tiempos, priorizar o transcribir voz), el texto correspondiente se envía cifrado a nuestros proveedores de modelos de IA para ser procesado y devolverte el resultado. Estos datos no se almacenan de forma permanente por dichos proveedores ni se comparten con terceros para fines publicitarios.

Integración de calendarios (Google y Microsoft)

Si conectas tu calendario de Google o de Microsoft, accedemos mediante autorización OAuth únicamente a la información de calendario necesaria para mostrarte tu agenda unificada. Los tokens de acceso se guardan de forma segura y solicitamos solo los permisos indispensables. Puedes revocar el acceso en cualquier momento.

Datos de uso

Registramos datos técnicos y de uso agregados (por ejemplo, consumo de tokens de IA y errores) para operar, asegurar y mejorar el servicio.

Aplicación y Marco Regulatorio

Fundamentados en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 y en los Decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy contenidos en los capítulos 25 y 26 del Decreto Único 1074 de 2015), que desarrollan el marco general de protección de datos en Colombia, ZenGoFlow ha implementado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual regirá todas las áreas de la compañía y a los terceros a quienes se les encargue el tratamiento de los datos personales suministrados. Esto, con el fin de respetar los derechos y garantías de los titulares en materia de privacidad y cumplir con lo establecido en la normativa aplicable.

Obligatoriedad

Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados, contratistas y terceros que actúen en nombre de ZenGoFlow (incluyendo sus Encargados del Tratamiento). En los casos en que no exista vínculo laboral, se deberá incluir una cláusula contractual mediante la cual quienes actúen en nombre de ZenGoFlow se obliguen a cumplir esta Política. El incumplimiento originará sanciones laborales o responsabilidad contractual, sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios causados. Para todos los efectos, esta Política hará las veces de manual interno de políticas y procedimientos, en los términos de los artículos 17 (literal k), 18 (literal f) y 25 de la Ley 1581 de 2012.

Glosario de Términos

Autorización del Titular

Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para el tratamiento de sus Datos Personales.

Base de Datos

Conjunto organizado de Datos Personales objeto de tratamiento, incluyendo archivos físicos, electrónicos y automatizados.

Dato Sensible

Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido podría generar discriminación (origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, entre otros).

Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica que realice el tratamiento de Datos Personales por cuenta de ZenGoFlow.

Responsable del Tratamiento

ZenGoFlow, que decide sobre el tratamiento de los datos personales de los cuales es responsable.

Titular

Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación sobre los Datos Personales: recopilación, registro, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transmisión y Transferencia

Procesos mediante los cuales los Datos Personales son comunicados o enviados a un tercero, dentro o fuera del territorio nacional, cuando la Ley lo permita.

Violación de Datos Personales

Incidente que implique destrucción, pérdida, alteración, divulgación no autorizada o acceso ilegal a los Datos Personales.

Principios para el Tratamiento de Datos Personales

• Libertad: la recolección se realiza solo con Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo excepciones legales.
• Finalidad y limitación: se recopilan únicamente los datos necesarios para finalidades legítimas y previamente informadas.
• Temporalidad: los datos se conservan solo por el tiempo necesario para cumplir la finalidad o las obligaciones legales.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas contra adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Transparencia y acceso restringido: el Titular puede conocer el tratamiento; el acceso se limita a personas autorizadas.
• Confidencialidad: quienes traten los datos garantizan su reserva, incluso después de finalizada su relación con la empresa.

Finalidad del Tratamiento de los Datos Personales

Las finalidades para las cuales ZenGoFlow recolecta Datos Personales se establecen en la Autorización otorgada por el Titular. A modo de ejemplo:

• Prestar, operar y mantener el servicio de gestión de tareas con IA y el calendario unificado.
• Crear y administrar tu cuenta, autenticarte y gestionar tu plan y facturación.
• Procesar tu contenido mediante IA para clasificar, estimar y priorizar tus tareas.
• Enviar comunicaciones sobre el servicio y, previa autorización, novedades y ofertas.
• Atender solicitudes, consultas y reclamos, y cumplir obligaciones legales y contables.
• Elaborar análisis y estadísticas agregadas para mejorar el producto.

Derechos de los Titulares de Datos Personales

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales.
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado sobre el uso dado a sus Datos Personales.
• Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales tratados.
• Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, salvo obligaciones legales o contractuales que lo impidan.

Los derechos podrán ser ejercidos por el propio Titular acreditando su identidad, por sus causahabientes, o por sus representantes o apoderados debidamente acreditados.

Deberes de ZenGoFlow como Responsable del Tratamiento

• Solicitar y conservar la Autorización otorgada por el Titular e informar de forma clara la finalidad de la recolección y sus derechos.
• Garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data y atender consultas y reclamos.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su alteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Actualizar y rectificar la información cuando sea necesario y comunicar los cambios a los Encargados.
• Exigir a los Encargados el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad, y atender los requerimientos de la autoridad de protección de datos.

De la Autorización para el Tratamiento

La Autorización para recolectar Datos Personales se otorga de manera previa, expresa e informada. ZenGoFlow recabará esta Autorización antes de proceder al tratamiento, salvo en los casos previstos en la ley. Se informará al Titular sobre el tratamiento y su finalidad, el carácter facultativo de responder cuando se trate de Datos Sensibles, los derechos que le asisten y la identificación de ZenGoFlow. La constancia del consentimiento podrá ser por escrito o mediante conductas inequívocas.

Datos Personales Sensibles

Por regla general, ZenGoFlow no trata Datos Sensibles. En los casos excepcionales en que lo haga, la Autorización será explícita, se informará al Titular que no está obligado a autorizarlos y se especificará de forma previa cuáles datos serán objeto de tratamiento y su finalidad.

Procedimiento de Consultas y Reclamos

El Oficial de Privacidad de ZenGoFlow recibe y tramita las solicitudes a través del correo [email protected]. Las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles; de no ser posible, se informará al interesado antes del vencimiento, con una prórroga que no excederá de cinco (5) días hábiles.

Para los reclamos: si la solicitud está incompleta, se pedirá subsanarla en cinco (5) días; transcurridos dos (2) meses sin subsanar, se entenderá desistida. Recibido el reclamo completo, se incluirá la leyenda «reclamo en trámite» y se resolverá en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles. Cuando proceda la supresión, ZenGoFlow eliminará la información de forma no recuperable, salvo deberes legales de conservación.

Transmisión o Transferencia Internacional de Datos

Cuando ZenGoFlow realice una transmisión o transferencia internacional de Datos Personales (por ejemplo, hacia proveedores de infraestructura o de IA), lo hará solo cuando la ley lo permita, exista Autorización del Titular cuando sea exigible, y se cuente con un vínculo contractual que garantice el adecuado tratamiento de los datos en el destino.

Aceptación de la Política

El Titular acepta el tratamiento de sus Datos Personales conforme a los términos de la presente Política. ZenGoFlow podrá continuar el tratamiento para las finalidades descritas mientras no se ejerza el derecho a revocar la autorización o suprimir los datos.

Oficial de Privacidad

ZenGoFlow ha designado a un Oficial de Privacidad responsable de velar por la implementación de esta Política, administrar el programa de protección de datos y tramitar las solicitudes de los Titulares.

Nombre

Yeira Navarro

Cargo

Representante Legal y Oficial de Privacidad

Correo Electrónico

[email protected]

Registro Nacional de Bases de Datos

ZenGoFlow registrará sus Bases de Datos y esta Política en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando resulte aplicable conforme a las normas vigentes.

Violación o Riesgo en la Administración de Datos

En caso de presentarse cualquier violación de Datos Personales o riesgo en su administración, ZenGoFlow lo informará de manera oportuna a la Superintendencia de Industria y Comercio y, cuando corresponda, a los Titulares afectados, conforme a la Ley de Protección de Datos Personales.

Alcance y Finalidad de las Autorizaciones

El término de las autorizaciones para el uso de los Datos Personales se entenderá como el tiempo de la relación con ZenGoFlow o mientras se presten los servicios correspondientes, salvo que la normativa exija su conservación por períodos mayores.

Vigencia de la Política

La presente Política rige a partir de julio de 2026 y tendrá vigencia indefinida, en tanto ZenGoFlow mantenga actividades que requieran el tratamiento de Datos Personales. Su modificación más reciente es de julio de 2026. Cualquier cambio se comunicará oportunamente y se publicará en www.zengoflow.com.